Excel Guest List ներմուծում vs Event Registration ընտրությունը պետք է հիմնված լինի ձեր Event-ի իրական կարիքների վրա. Մասնակիցների տվյալների հավաքագրման սխալ ուղու ընտրությունը կարող է ավելորդ աշխատանք ստեղծել դեռևս Event-ի մեկնարկից առաջ. Կազմակերպչի կողմից կառավարվող Excel Guest List-ի ներմուծումը և հանրային Event Registration ձևը փոխարինելի չեն. առաջինը սկսվում է ձեր թիմի վերահսկած տվյալներից, իսկ երկրորդը հավաքում է Registration հայտեր, որոնք Guest List տեղափոխվելուց առաջ պետք է համապատասխանեն սահմանված կանոններին. Այս ուղեցույցը ներկայացնում է երկու ուղիների գործնական տարբերությունները, դրանց ազդեցությունը հյուրերի և միջոցառման թիմի վրա, ինչպես նաև ընտրության չափանիշները.
Գործառնական խնդիրը. տարբեր մեկնարկային կետերով երկու ուղի
Առաջին հարցը ոչ թե այն է, թե որ ձևը կամ աղյուսակն է ավելի հեշտ օգտագործել, այլ այն՝ արդյոք ձեր թիմն արդեն գիտի, թե ովքեր պետք է լինեն Event-ի Guest List-ում. Եթե հրավիրվածները նախապես հայտնի են, կազմակերպչին կարող է անհրաժեշտ լինել հենց սկզբից վերահսկվող Guest workflow. Եթե մասնակիցների շրջանակը դեռ ամբողջությամբ հայտնի չէ, հանրային Registration Page-ը ավելի հարմար է անհատական կամ խմբային հայտեր հավաքելու համար.
- Օգտագործեք Excel Guest List ներմուծումը, երբ կազմակերպիչն արդեն ունի նախատեսված Guests-ի ցանկ և ցանկանում է ուղղակիորեն կառավարել Event-ին հատուկ այդ գրառումները.
- Օգտագործեք հանրային Event Registration-ը, երբ մարդիկ պետք է ինքնուրույն ներկայացնեն իրենց տվյալները, կամ հաստատված Registration Contact-ը պետք է գրանցի մի քանի մասնակցի.
- Դիտարկեք երկու ուղիների համադրումը, երբ որոշ մասնակիցներ նախապես հայտնի են, իսկ մյուսներին պետք է հավաքագրել հանրային Registration Page-ի միջոցով.
- Հանրային Registration հայտը մի դիտարկեք որպես անմիջապես Guest, QR Ticket ունեցող կամ Event մուտքի իրավունք ստացած անձ.
Ի՞նչ է տեղի ունենում սխալ ուղի ընտրելու դեպքում
Տվյալների հավաքագրման որոշումը ազդում է և՛ հյուրերի փորձառության, և՛ միջոցառման թիմի աշխատանքային ծանրաբեռնվածության վրա. Օրինակ՝ հաստատված հրավիրվածների ցանկ ունեցող կորպորատիվ թիմը կարող է ավելորդ հանրային Registration քայլեր ստեղծել արդեն ընտրված անձանց համար. Մյուս կողմից՝ բաց Registration Page տարածող գործակալությունը կարող է լրացուցիչ ձեռքով աշխատանք առաջացնել, եթե յուրաքանչյուր մասնակցի խնդրի տվյալներն ուղարկել էլեկտրոնային փոստով և հետո դրանք կրկին մուտքագրի առանձին օպերացիոն ցանկում.
- Հյուրերը կարող են չհասկանալ՝ ձևը լրացնելը նշանակո՞ւմ է ընդունված, հրավիրված կամ մուտքի իրավունք ունեցող լինել.
- Միջոցառման թիմը կարող է ստիպված լինել տվյալները պատճենել էլեկտրոնային փոստի, աղյուսակների, Registration գրառումների և օպերացիոն Guest List-ի միջև.
- Մի կոնտակտի կողմից մի քանի անձանց գրանցումը կարող է սխալ ներկայացվել, եթե գործընթացը պահպանում է միայն մեկ խմբային տող՝ յուրաքանչյուր մասնակցի առանձին գրառման փոխարեն.
- Registration-ը Guest կարգավիճակի հետ նույնացնելը կարող է հանգեցնել Invitation ուղարկելու կամ մուտքի նախապատրաստման՝ նախքան eligibility և transfer քայլերի ավարտը.
- Աղյուսակը որպես ոչ պաշտոնական հանրային ձև օգտագործելը չի ապահովում Registration-ի, verification-ի, խմբային մասնակիցների և transfer-ի նույն փաստաթղթավորված մոդելը.
Գործնական կանոն. ներմուծե՞լ, գրանցե՞լ հանրայնորեն, թե՞ համադրել երկուսը
Ընտրեք ուղին՝ ըստ մասնակիցների ինքնության աղբյուրի և կազմակերպչի անհրաժեշտ վերահսկողության աստիճանի. Խնդիրը այն չէ, թե որ ուղին է ավելի ժամանակակից հնչում, այլ այն, թե որտեղից է սկսվում Guest workflow-ը.
- Ընտրեք Excel Guest List ներմուծումը, եթե կազմակերպիչն ունի նախապես սահմանված հրավիրվածների ցանկ, վերահսկում է՝ ովքեր պետք է դառնան Guests, և հիմնական լսարանի համար հանրային intake էջի կարիք չկա.
- Ընտրեք հանրային Event Registration-ը, եթե մասնակիցները պետք է ներկայացնեն իրենց տվյալները, Event-ին անհրաժեշտ է հանրային Registration Page, կամ մեկ հաստատված Registration Contact կարող է գրանցել մի քանի մասնակցի.
- Ընտրեք երկու ուղիներն էլ, եթե Event-ն ունի արդեն կառավարվող ցուցակ և առանձին հանրային intake լսարան. Վերջնական Guest List-ը կարող է ներառել ներմուծված, ձեռքով ստեղծված և Registration-ից փոխանցված Guests.
- Registration-ի և Guest List-ի փուլերը պահեք առանձին, երբ Invitation և մուտքի workflow-ից առաջ կարևոր են ընդունումը, verification-ը կամ կազմակերպչի վերանայումը.
Երբ է Excel Guest List ներմուծումն ավելի հարմար
Excel Guest List ներմուծումը նախատեսված է կազմակերպչի կողմից կառավարվող intake-ի համար. Համաժողովի թիմը կարող է ստանալ հաստատված մասնակիցների ցանկ ներքին ստորաբաժանումից, իսկ միջոցառումների գործակալությունը՝ հաճախորդից հաստատված հրավիրվածների Excel ֆայլ. Այս դեպքերում կազմակերպիչը սկսում է այն անձանցից, որոնք պետք է կառավարվեն որպես Event Guests՝ նախքան նրանց հանրային ձև լրացնել խնդրելը.
- Հրավիրվածների ցանկն արդեն հայտնի և հաստատված է կազմակերպչի կամ Event թիմի կողմից.
- Event-ը հիմնված է հրավերների վրա, և թիմը ցանկանում է Guest գրառումները ստեղծել կամ ներմուծել ուղղակիորեն.
- Կազմակերպիչը ցանկանում է որոշել՝ երբ է յուրաքանչյուր անձ մտնում Guest List, և հետո ուղարկել անհատականացված Invitation.
- Մասնակիցների տվյալները կառավարվում են որպես Event-ին հատուկ Guest գրառումներ, ոչ թե ընդհանուր CRM կոնտակտների բազա.
- Թիմը ցանկանում է Guest List-ից շարունակել դեպի Invitation, ընտրովի RSVP, QR Ticket և վավերացված Check-in workflow-ներ.
Երբ է հանրային Event Registration-ն ավելի հարմար
Հանրային Event Registration-ը օգտակար է, երբ կազմակերպիչը Guest workflow-ից առաջ պետք է կառուցվածքային եղանակով հավաքի մասնակիցների տվյալները. QRGATE-ը կարող է տրամադրել Event-ի մակարդակով հանրային Registration Page և խմբագրելի Registration Form. Ձևը կարող է աջակցել անհատական Registration-ին կամ խմբային գործընթացին, որի ընթացքում մեկ հաստատված Registration Contact-ը գրանցում է մի քանի մասնակցի.
- Event-ին անհրաժեշտ է հանրային հղում, որով մարդիկ կարող են ուղարկել իրենց Registration-ը.
- Պլանավորման սկզբում վերջնական մասնակիցների ցանկը հայտնի չէ.
- Ընկերության համակարգողը, օգնականը, HR ներկայացուցիչը կամ այլ հաստատված Registration Contact պետք է գրանցի մի քանի անձի.
- Յուրաքանչյուր մասնակից պետք է մնա առանձին Attendee Registration, որպեսզի հետագայում ունենա անհատական Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket և Check-in պատմություն.
- Կազմակերպչին անհրաժեշտ են Registration կարգավիճակներ, էլեկտրոնային փոստի verification, custom հարցեր, capacity կարգավորումներ կամ attendee-level Registration export.
- Event-ին անհրաժեշտ է տեղեկատվական գնի կամ մասնակցության գումարի հաշվարկ, մինչդեռ վճարումների հավաքագրումը մնում է QRGATE-ից դուրս.
Կարո՞ղ է մեկ Event-ն օգտագործել երկու ուղիները։ Այո, բայց ավտոմատ միավորում մի ենթադրեք
Event Registration-ը չի փոխարինում առկա Guest List workflow-ին. QRGATE-ը նույն Event-ի Guest List-ում աջակցում է կազմակերպչի ստեղծած Guests-ին, աջակցվող Excel-ով ներմուծված Guests-ին և eligible Registration transfer-ից ստեղծված Guests-ին. Այդ պատճառով հնարավոր է համակցված intake մոդել՝ տարբեր աղբյուրներից եկող մասնակիցների համար.
- Նախապես հայտնի հրավիրվածների խմբի համար օգտագործեք աջակցվող Excel Guest List import ուղին.
- Հանրային հայտերը պահեք առանձին Registration շերտում, մինչև փաստաթղթավորված eligibility և verification հիմքը բավարարվի.
- Eligible Registration գրառումները փոխանցեք Guest List ձեռքով կամ Automatic transfer-ով՝ միայն այն բանից հետո, երբ կազմակերպիչը միացրել է այդ Event-level ռեժիմը.
- Մի ենթադրեք, որ QRGATE-ը ինքնաբերաբար միավորում է ներմուծված Guest գրառումները Registration գրառումների հետ. Համակարգը պահպանում է փոխարկված Registration-ի և ստեղծված Guest-ի միջև կապը.
- Օգտագործեք Registration conversion state-ը՝ տարբերելու համար Guest List չավելացված և արդեն ավելացված գրառումները.
Ինչպես է QRGATE-ը կապում տվյալների հավաքագրման ուղիները
QRGATE-ը երկու ուղիները պահում է մեկ Event-կենտրոն workflow-ում՝ պահպանելով դրանց տարբեր բիզնես նշանակությունները. Event-ը ընդհանուր համատեքստն է. Registration մոդուլը հավաքում և հաստատում է հայտերը, իսկ Guest List-ը դառնում է հաջորդ Invitation և մուտքի գործընթացի օպերացիոն աղբյուրը միայն այն բանից հետո, երբ անձը ավելացվել է որպես Guest.
- Կազմակերպչի ուղի՝ Event → աջակցվող Excel ներմուծում կամ ձեռքով Guest ստեղծում → Guest List → Invitation → ընտրովի RSVP → QR Ticket → վավերացված Check-in.
- Անհատական Registration ուղի՝ Event → Public Registration Page → Attendee Registration հայտ → մասնակիցը հաստատում է իր էլ. փոստը → eligible Registration → Manual կամ կազմակերպչի կողմից միացված Automatic Guest List transfer → Guest.
- Բազմամասնակցի ուղի՝ հաստատված Registration Contact-ը ավելացնում է մի քանի մասնակցի, և յուրաքանչյուր մասնակից պահվում է որպես առանձին Attendee Registration՝ նախքան Guest List transfer-ը.
- Manual transfer-ը կանխադրված է. Կազմակերպիչը վերանայում է eligible Registration գրառումները և օգտագործում փաստաթղթավորված Guest List conversion workflow-ը.
- Automatic transfer-ը պահանջում է կազմակերպչի կողմից միացում և փաստաթղթավորված verification հիմք. Այն չստուգված հանրային հայտը չի դարձնում անկառավարելի Guest կամ մուտքի թույլտվություն.
- Transfer-ից հետո Registration-ը մնում է կապված Guest-ի հետ, իսկ հանրային Registration խմբագրումը կողպվում է. Այնուհետև շարունակվում է սովորական Guest workflow-ը.
- Transfer-ը ինքնաբերաբար Invitation չի ուղարկում. Կազմակերպիչը շարունակում է կառավարել առանձին Invitation workflow-ը.
- Registration QR code-ը մարդկանց ուղղորդում է դեպի հանրային Registration Page. Այն նույնը չէ, ինչ ավելի ուշ Guest workflow-ում օգտագործվող անհատական QR Ticket-ը.
Փուլերը առանձին պահելու գործնական առավելությունները
Intake-ը Guest operations-ից առանձնացնելը թիմի համար ստեղծում է ավելի հստակ որոշման սահման. Թիմը կարող է հանրայնորեն հավաքել տվյալներ՝ հայտը ընդունված Event Guest-ի հետ չշփոթելով, մինչդեռ միայն հրավերներով աշխատող թիմը կարող է շրջանցել ավելորդ հանրային intake-ը և անմիջապես աշխատել վերահսկվող ցանկից.
- Հյուրերը ավելի հստակ են հասկանում սպասելիքները, քանի որ Registration-ը, Invitation-ը, RSVP-ն, QR Ticket-ը և Check-in-ը տարբեր փուլեր են.
- Manual transfer-ի դեպքում կազմակերպիչը վերահսկում է, թե որ eligible Registration գրառումները պետք է մտնեն օպերացիոն Guest List.
- Խմբային Registration-ը չի ստիպում մի քանի անձի միավորել մեկ կոնտակտի մեջ. յուրաքանչյուր մասնակից կարող է շարունակել որպես առանձին գրառում.
- Guest List-ը մնում է գործնական օպերացիոն դիտում Invitation-ների, RSVP կարգավիճակի, Guest/Ticket տվյալների և մուտքի նախապատրաստման համար.
- Վավերացված Check-in-ը կիրառվում է Guest և QR Ticket workflow-ից հետո՝ Event-ի բիզնես կանոններով, ոչ թե ձևի ուղարկումը կամ QR պատկերը դիտարկելով որպես մուտքի թույլտվություն.
- Համակցված Event-ը կարող է աջակցել տարբեր intake աղբյուրների՝ առանց բոլոր մասնակիցներին նույն ուղով անցկացնելու.
Նախապայմաններ, սահմանափակումներ և Support-ին դիմելու դեպքերը
Ուղի ընտրելուց առաջ հաստատեք Event-ի գործառնական քաղաքականությունը. Excel import-ը փաստաթղթավորված Guest List capability է, սակայն Product Brain-ը չի սահմանում spreadsheet-ի բոլոր հնարավոր կառուցվածքները, սյունակների mapping-ը, մաքրման գործընթացը կամ ներմուծման սահմանաչափերը. Կոնկրետ ֆայլի կամ ներդրման հարցի դեպքում դիմեք support@qrgate.org-ին և մի ենթադրեք համատեղելիությունը.
- Հանրային Registration-ի համար որոշեք՝ Event-ն օգտագործելու է Manual transfer, թե կազմակերպչի կողմից միացված Automatic transfer. Manual-ը կանխադրված է.
- Սահմանեք eligibility-ի համար անհրաժեշտ verification հիմքը. Self-registration-ի դեպքում օգտագործվում է մասնակցի սեփական հաստատված էլ. փոստը, իսկ հաստատված Registration Contact-ի կողմից ավելացված մասնակցի eligibility-ն կարող է հիմնվել այդ կոնտակտի verification-ի վրա. Կոնտակտի verification-ը չի հաստատում յուրաքանչյուր մասնակցի սեփական էլ. փոստը.
- QRGATE Event Registration-ը մի ներկայացրեք որպես հանրային տոմսերի վաճառք, վճարումների մշակում կամ ավտոմատ մուտքի թույլտվություն. Հաշվարկված գինը տեղեկատվական է.
- Մի ենթադրեք ավտոմատ waitlist, iframe form embedding, ավտոմատ Invitation-ներ կամ ավտոմատ RSVP հիշեցումներ. տրամադրված Product Brain-ում դրանք որպես capability փաստաթղթավորված չեն.
- Հիշեք, որ Registration-ը և RSVP-ն տարբեր են. Registration-ը նախորդում է Guest workflow-ին, իսկ RSVP-ն գրանցում է արդեն գոյություն ունեցող Guest-ի ընթացիկ մասնակցության մտադրությունը.
- Եթե ձեր պահանջվող ֆայլի ձևաչափը, eligibility կանոնը, transfer սցենարը կամ integration-ը այստեղ նկարագրված չէ, հաստատված պատասխանի համար դիմեք support@qrgate.org-ին.
Հաճախ տրվող հարցեր
Ո՞րն է QRGATE-ում Excel Guest List import-ի և Event Registration-ի տարբերությունը։
Excel Guest List import-ը կազմակերպչի կողմից կառավարվող ուղի է՝ աջակցվող Excel ներմուծումից Event-ին հատուկ Guest գրառումներ ստեղծելու համար. Event Registration-ը ընտրովի հանրային intake շերտ է. Հանրային հայտը սկզբում պահվում է որպես Registration և կարող է դառնալ Guest միայն այն բանից հետո, երբ փաստաթղթավորված eligibility և verification կանոնները թույլ են տալիս Manual կամ կազմակերպչի կողմից միացված Automatic transfer.
Ե՞րբ պետք է կազմակերպիչն օգտագործի Excel Guest List import-ը։
Օգտագործեք այն, երբ հրավիրվածների ցանկն արդեն հայտնի է, և կազմակերպիչը ցանկանում է ուղղակիորեն վերահսկել Guest List-ը. Այն հարմար է հրավերների վրա հիմնված Events-ի համար, որտեղ թիմը նախ ներմուծում կամ ստեղծում է Guests, ապա կառավարում Invitation-ները, ընտրովի RSVP-ն, QR Ticket-ները և վավերացված Check-in-ը.
Ե՞րբ է հանրային Event Registration-ն ավելի հարմար։
Հանրային Event Registration-ը հարմար է, երբ մասնակիցները պետք է իրենց տվյալները ներկայացնեն հանրային Registration Page-ի միջոցով, վերջնական ցանկը նախապես հայտնի չէ, կամ հաստատված Registration Contact-ը պետք է գրանցի մի քանի անձի. Այն օգտակար է նաև structured հարցերի, capacity կարգավորումների, verification-ի կամ տեղեկատվական գնի անհրաժեշտության դեպքում.
Կարո՞ղ է Event-ը միաժամանակ օգտագործել Excel-ով ներմուծված Guests և Event Registrations։
Այո. Event Guest List-ը կարող է ներառել ձեռքով ստեղծված Guests, աջակցվող Excel-ով ներմուծված Guests և eligible Event Registration-ներից փոխանցված Guests. QRGATE-ը ինքնաբերաբար չի միավորում ներմուծված Guest գրառումները Registration գրառումների հետ, ուստի յուրաքանչյուր աղբյուր պետք է կառավարվի իր փաստաթղթավորված workflow-ով.
Հանրային Registration հայտը անմիջապես դառնո՞ւմ է Guest։
Ոչ. Հայտը սկզբում մնում է որպես Attendee Registration. Self-registration-ի դեպքում մասնակիցը պետք է հաստատի իր սեփական էլ. փոստը, իսկ խմբային Registration Contact-ի կողմից ավելացված մասնակցի eligibility-ն կարող է հիմնվել այդ կոնտակտի verification-ի վրա. Այնուհետև կազմակերպիչը օգտագործում է կանխադրված Manual transfer-ը կամ միացնում Automatic transfer-ը eligible Registration-ների համար.
Կարո՞ղ է հաստատված Registration Contact-ը գրանցել մի քանի մասնակցի։
Այո. Հաստատված Registration Contact-ը կարող է նույն Event-ի համար գրանցել մի քանի մասնակցի. Յուրաքանչյուր անձ մնում է առանձին Attendee Registration և հետագայում կարող է ունենալ անհատական Guest, Invitation, RSVP, QR Ticket և Check-in պատմություն. Կոնտակտի verification-ը ինքնին չի հաստատում յուրաքանչյուր մասնակցի սեփական էլ. փոստի հասցեն.
Registration-ը Guest List փոխանցելը ինքնաբերաբար Invitation ուղարկո՞ւմ է։
Ոչ. Transfer-ը ստեղծում և կապում է Guest գրառումը, պահպանում Registration-ի կապը և կողպում հանրային Registration-ի խմբագրումը. Invitation-ը շարունակում է մնալ կազմակերպչի առանձին workflow.
QRGATE Event Registration-ը տոմսերի վաճառքի կամ վճարումների մշակման համակարգ է՞։
Ոչ. QRGATE-ը կարող է աջակցել տեղեկատվական base price-ին, արժույթին, price suffix-ին, պատասխանների կամ ընտրանքների adjustments-ին և հաշվարկված Registration price snapshot-ին. Այն չի մշակում վճարումներ, չի ապահովում հանրային տոմսերի վաճառք և մուտք չի թույլատրում Registration-ի կամ հաշվարկված գնի հիման վրա.
Ընտրեք intake ուղին և փորձարկեք workflow-ը
Ստեղծեք ձեր QRGATE հաշիվը և փորձարկեք demo-ն՝ տեսնելու, թե ինչպես կարող են կազմակերպչի կողմից կառավարվող Guest List-ը և հանրային Event Registration-ը տեղավորվել ձեր Event-ի գործառույթներում. Եթե անհրաժեշտ է հաստատում կոնկրետ import կառուցվածքի կամ չաջակցվող պահանջի վերաբերյալ, դիմեք support@qrgate.org-ին.
Ստեղծել QRGATE հաշիվ և փորձարկել demo-ն